24. Januar 2025

Aufbewahrungspflichten: Wann kann was entsorgt werden?

Reminder zu den Aufbewahrungspflichten

Welche Unterlagen sind aufzubewahren?

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original gemäß der Bundesabgabenordnung aufzubewahren.

Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen.

Übliche Unterlagen, die aufbewahrt werden sollen sind:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
  • Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
  • Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg,
  • Inventurlisten,
  • Unterlagen für Anlagenkäufe,
  • Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Kapitalgesellschaften, also zB GmbHs, müssen nach dem Unternehmensgesetzbuch zusätzlich noch:

  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
  • Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
  • empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe

 

Wie sind Bücher zu führen?

Belege können entweder

  • in Papierform (Schriftstücke) oder
  • mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
  • in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Bei der elektronisch gespeicherten Form ist noch zu erwähnen, dass eine Sicherung mittels Worm-Speicher erfolgen muss, also zB auf einer Cloud oder auf Festplatten. Das Scannen allein reicht nicht aus, um die Belege unveränderbar aufzubewahren.

 

Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?

Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscanner, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Wenn solche Unterlagen nur auf Datenträger vorliegen, ist das Erfordernis der urschriftsgetreuen Wiedergabe nicht mehr notwendig.

Wie lange sind Bücher zu führen?

Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen unterliegt einer Frist von sieben Jahre. Andere Aufbewahrungspflichten und –fristen können sich aber auch noch aus anderen Spezialgesetzen ergeben. Zusätzlich ist noch zu erwähnen, dass Belege noch so lange aufzubewahren sind, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Der Fristlauf für die Aufbewahrung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Aufzeichnungsart Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre
Belege/Rechnungen 7 Jahre
Unterlagen iZm der Lieferung von Grundstücken gem. UStG 22 Jahre
Unterlagen iZm Eigentumsübertragungen (ausgenommen Geschäftsräume) aufgrund eines Anspruches gem. § 15c WGG betreffen 12 Jahre
Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedsstaaten erbracht werden und für den One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird 10 Jahre
Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung 10 Jahre
   
COVID-19 Unterstützungen:  
Investitionsprämie 10 Jahre
Kurzarbeitshilfe 10 Jahre
Härtefallfonds 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre
Fixkostenzuschuss I; 800.000 7 Jahre
Ausfallsbonus I, II; III 7 Jahre
Verlustersatz 7 Jahre

 

Was passiert, wenn man Bücher nicht aufbewahrt?

Wenn Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege nicht aufbewahrt werden, kann es zu einer Schätzbefugnis durch die Abgabenbehörde, also dem Finanzamt, kommen. Sollte dies vorsätzlich passieren, handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe nach sich ziehen kann.

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