Für die Erstattung von Vorsteuern des Jahres 2025 aus EU-Mitgliedstaaten endet die Frist am 30. September 2026. Anträge sind von in Österreich ansässigen Unternehmern über FinanzOnline einzureichen. Dabei sind die jeweiligen Vorsteuerabzugsregelungen des betreffenden EU-Mitgliedstaates zu beachten.

Rechnungen mit einer Bemessungsgrundlage von mehr als € 1.000  sowie Tankbelege über € 250 sind grundsätzlich einzuscannen und dem Antrag als PDF beizufügen.

Sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend

Das Vorsteuererstattungsverfahren ist mit zahlreichen formellen Anforderungen verbunden. Da die Antragsfrist eine nicht verlängerbare Ausschlussfrist darstellt, empfiehlt sich eine frühzeitige Vorbereitung.

Vor der Antragstellung sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

• Ist das Vorsteuererstattungsverfahren überhaupt anwendbar oder besteht im jeweiligen EU-Mitgliedstaat eine Registrierungspflicht und damit eine Veranlagung vor Ort?
• Wurde die ausländische Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen oder hätte die Leistung dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen müssen?
• Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung nach den nationalen umsatzsteuerlichen Vorschriften des jeweiligen EU-Mitgliedstaates vor?

Formvorschriften genau beachten

Auch bei der Antragstellung selbst sind die formellen Anforderungen sorgfältig einzuhalten. Besonders zu beachten sind unter anderem:

• Als Bezugsnummer ist die Rechnungsnummer des Lieferanten anzugeben – nicht eine interne Belegnummer.
• Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen sind jeweils getrennt zu erfassen.
• Vorsteuerbeträge sind entsprechend der Rechnung bzw. unter Berücksichtigung von Skonti korrekt anzusetzen.
• Als abziehbare Vorsteuer darf nur jener Betrag beantragt werden, der nach den Regelungen des jeweiligen Erstattungsstaates tatsächlich erstattungsfähig ist.

Gerade bei Bewirtungskosten, Pkw-Kosten, Treibstoff, Kfz-Reparaturen oder Beherbergungsleistungen bestehen häufig länderspezifische Einschränkungen beim Vorsteuerabzug. Eine unzutreffende Beantragung kann zu einer Ablehnung des Antrags und in bestimmten Fällen auch zu finanzstrafrechtlichen Konsequenzen führen.

Rückfragen der Finanzbehörden möglich

Nach Einreichung des Antrags können ausländische Finanzbehörden ergänzende Unterlagen oder Erläuterungen anfordern. Für deren Beantwortung wird in der Regel eine Nachfrist von einem Monat eingeräumt. Werden die angeforderten Informationen nicht fristgerecht übermittelt, kann der Antrag abgelehnt werden.

Unser Tipp

Wir empfehlen, die erforderlichen Unterlagen frühzeitig zusammenzustellen und den Antrag rechtzeitig vorzubereiten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihres Vorsteuererstattungsantrags, bei Ergänzungsersuchen der ausländischen Finanzbehörden sowie bei Rechtsmitteln gegen ablehnende Bescheide.