Kürzlich wurde die Verlängerung der Corona-Kurzarbeit um weitere drei Monate bis Ende Juni 2021 angekündigt. Alle Betriebe, die Covid-19-Kurzarbeit in Anspruch nehmen bzw auch in Anspruch genommen haben, können jederzeit Besuch der Finanzpolizei bekommen, die im Rahmen der Covid-19-Maßnahmenpakete auch mit Prüfungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Missbrauch von Covid-19-Förderungen betraut wurde.

Nachstehend haben wir Ihnen die wichtigsten Fragen und Antworten aus der Praxis zusammengefasst.

Wer darf Kontrollen durchführen und wann finden Kontrollen statt?

Das zuständige Organ für die Durchführung dieser Kontrollen ist die Finanzpolizei. Die Finanzpolizei als Organ der Abgabenbehörde wird neben Steueraufsichts-, Einbringungs- und Abgabensicherungsmaßnahmen auch zur Vermeidung des Missbrauchs von Covid-19 Förderungen tätig.

Eine Rechtsgrundlage dieser verstärkten Kontrollen ist das Bundesgesetz über die Prüfung von Förderungen des Bundes aufgrund der COVID-19-Pandemie (kurz: CFPG). Darüber hinaus kontrolliert auch die Finanzpolizei die Einhaltung der Bestimmungen der Kurzarbeit nach § 37b Abs. 7 AMSG.

Wie so oft finden die meisten Kontrollen durch die Finanzpolizei unangekündigt statt. Die Beamten der Finanzpolizei erscheinen während der Bürozeiten und haben ein Betretungsrecht, um unmittelbar vor Ort tätig werden zu können.

Bei Kontrollhandlungen werden unter anderem folgende gesetzliche Bestimmungen von den Beamten ins Auge gefasst:

• Ausländerbeschäftigungsgesetz
• Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz
• Anmeldung vor Arbeitsbeginn
• Einhaltung des Arbeitslosenversicherungsgesetzes
• Abgabenrechtliche Nachschau und abgabenrechtliche Erhebungen

Was darf die Finanzpolizei im Rahmen einer Kontrolle tun?

Die Mitglieder der Finanzpolizei unterliegen laut dem Organisationshandbuch der Finanzverwaltung ueiner Reihe von Verhaltensregeln, wie unter anderem:

• Kontrollmaßnahmen müssen geeignet, erforderlich und angemessen sein.
• kein Einsichtsrecht: Die Finanzpolizei hat das Einsichtsrecht in Unterlagen, darf Auskunftsersuchen stellen und Identitäten feststellen. Ihr Betretungsrecht umfasst aber nicht das Recht zur aktiven Durchsuchung Räumlichkeiten (Kästen dürfen nicht geöffnet, Ordner nicht eingesehen werden, etc.). Dies gilt folglich auch für elektronische „Ordner“ am Computer. Es ist daher z.B.: nicht vorgesehen, dass sich ein Beamter auf den Arbeitsplatz eines Personalverantwortlichen setzt und sich am Computer Inhalte von Laufwerken etc. ansieht.
• kein Betretungsrecht in Wohnräume: Es besteht kein Betretungsrecht von Wohnräumen (außer, diese werden auch für berufliche Zwecke genützt) und es besteht die Pflicht zur Schonung der Privatsphäre.
• Auf in den Betriebsräumlichkeiten anwesende Personen (z.B.: Gäste, Kunden) ist Rücksicht zu nehmen.
• Sachliche und möglichst emotionsfreie Durchführung der Erhebungen und Ermittlungen wird erwartet.
• Hygiene-, Sicherheits- und sonstige Gefahrenschutzmaßnahmen sind zu beachten (Corona!).

Welche Unterlagen sind für allfällige Kontrollen bereitzuhalten?

Die Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen haben sich im Vergleich zu den Bestimmungen, die zuletzt im dem Lohn- und Sozialdumping-Gesetz eingeführt wurden, nicht geändert. Diese Vorgaben werden im Hinblick auf die Kontrollen von Kurzarbeit herangezogen. Lediglich die Liste der Unterlagen hat sich um einige Dokumente erweitert, insbesondere:

• Antrag auf Gewährung der Kurzarbeitsbeihilfe samt entsprechender Bewilligung und Föderungsmitteilung vom Arbeitsmarktservice (AMS)
• Nachweis für die allfällige Inanspruchnahme einer Verlängerung (hier muss zwischen der aufrechten Periode der Kurzarbeitsbeihilfe und der Nachfrist unterschieden werden)
• Unterfertigte Sozialpartnervereinbarungen abgeschlossen mit dem Betriebsrat oder KUA-Einzelvereinbarungen mit den jeweiligen Mitarbeitern
• Durchführungsberichte für das AMS samt etwaigen Rückmeldungen des AMS
• Monatliche Abrechnungen an das AMS (in denen auch die entsprechenden Arbeitszeitangaben inkludiert sind).

Achtung: Nach der Bundesrichtlinie zur Covid-19-Kurzarbeitsbeihilfe sowie nach den allgemeinen Grundsätzen zur Abwicklung von Förderungs- und Werkverträgen haben die Unternehmen als Förderungsnehmer sämtliche Unterlagen zum Nachweis der rechtmäßigen Inanspruchnahme der Kurzarbeitsbeihilfe für einen Zeitraum von zehn Jahren ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung sicher und geordnet aufzubewahren. Eine solche Aufbewahrung kann auch auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Praxistipp!

Empfehlenswert ist außerdem, die allgemein erforderlichen Unterlagen im Hinblick auf den Mitarbeiterstand bereitzuhalten;. Darunter fallen insbesondere folgende Dokumente:

• Aktuelle Mitarbeiterliste;
• Dienstzettel, Dienstverträge der Mitarbeiter
• Anmeldungen zur Sozialversicherung;
• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Unterlagen, die für die Branche des jeweiligen Unternehmens spezifisch sind.

Welche Sanktionen drohen überhaupt, wenn ein Unternehmen die Vorgaben der Bundesrichtlinie zur Covid-19-Kurzarbeit nicht einhält? Können auch strafrechtliche Konsequenzen folgen?

Die Nichteinhaltung der in der Verpflichtungserklärung und Förderungsmitteilung festgelegten Bestimmungen kann – je nach Schwere der Abweichung- die teilweise oder vollständige Rückforderung der Förderung durch das AMS zur Folge haben.

Eine solche Sanktion kommt insbesondere dann in Betracht, wenn ein Unternehmen

• den Beschäftigtenstand während der Kurzarbeit bzw. während der allenfalls zusätzlich vereinbarten Behaltefrist nicht aufrechterhält,
• den zulässigen Höchstarbeitszeitausfall nicht beachtet, oder
• nicht die Vorgabe befolgt, wonach für Lehrlinge mindestens 50% der Ausfallzeit für Aus- und Weiterbildung zu verwenden sind.

Wenn im Durchschnitt des Durchrechnungszeitraumes einen Arbeitszeitausfall von 20 Prozent (z.B.: aufgrund verbesserter Auftragslage von Krankenständen und von Urlaub) unterschritten wird, kommt es nicht zu einer Rückforderung der Beihilfe.

Strafrechtliche Konsequenzen folgen insbesondere dann, wenn ein Unternehmer in den Unterlagen für die Inanspruchnahme der Kurzarbeitsbeihilfe unrichtige Angaben macht. Diesfalls kann er nicht nur wegen Betrugs strafrechtlich belangt werden, sondern kommt auch der Straftatbestand des Förderungsmissbrauchs in Betracht.

Wie reagiert man am besten auf das Erscheinen der Finanzpolizei?

Das beste Vorgehen ist: Ruhe bewahren, Kooperationsbereitschaft zeigen und trotz der unvorhergesehenen Kontrolle freundlich bleiben.

Jedes Unternehmen hat im Idealfall ohnehin eine laufende und gesetzmäßige Dokumentation zu den Mitarbeitern, ihrem Aufenthaltsstatus, den Dienstverträgen und den Arbeitszeiten. In den Abteilungen sollten die Unterlagen daher griffbereit zur Verfügung stehen. Tipp: Fertigen Sie entsprechende Kopien (Hardcopy oder Datenträger an) an, sollten die Beamten Unterlagen mitnehmen wollen – dokumentieren Sie, welche Unterlagen eingesehen und übergeben wurden.

Nach dem Eintreffen der Kontrollorgane empfiehlt es sich, nach der Identität (Ausweis, Dienstnummer) des Einsatzverantwortlichen und der Rechtsgrundlage des Erscheinens zu fragen – dokumentieren Sie diese Daten! Fordern Sie eine Rechtsbelehrung über Ihre Rechte und Pflichten, den Verfahrensablauf und allfällige Rechtsfolgen ein (vor, während und nach der Amtshandlung möglich). Zudem sollten die organisatorischen Details der Kontrolle abgeklärt werden: Die Finanzpolizei ist angehalten, eine Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebs
möglichst zu vermeiden.

Am Ende der Kontroll- bzw. Amtshandlung muss eine Niederschrift die erfolgten Schritte und die eingesehenen bzw. übergebenen Daten protokollieren. Lassen Sie sich vor der Unterfertigung mit der Durchsicht des Dokumentes Zeit, teilen Sie Änderungswünsche mit, sofern diese inhaltlich angebracht sind. Vergessen Sie auch nicht, eine Kopie der Niederschrift für Ihre Unterlagen anzufertigen!

Wir sind gerne für Sie da, also zögern Sie nicht uns bei einer unvorhergesehenen Kontrolle anzurufen! Wir unterstützen Sie auch gerne bei Fragen zur Niederschrift und allfälligen Änderungswünschen.