Fahrtenbuch

Nutzt ein wesentlich beteiligter Gesellschafter-Geschäftsführer ein Auto der GmbH auch privat, sind verlässliche Aufzeichnungen notwendig, um das Ausmaß der beruflichen und privaten Nutzung festzustellen. Zum Nachweis geeignet ist ein Fahrtenbuch. Erfahrungswerte oder Schätzungen gelten dabei nicht als verlässliche Aufzeichnungen. Somit ist eine Aufteilung auf Grund dieser nicht zulässig.

Kann der Geschäftsführer keinen Nachweis über die Privatfahrten erbringen, ist wie bei Dienstnehmern vorzugehen und kommt die Sachbezugswerteverordnung zur Anwendung.

Beispiel:

Die Privatfahrten des Geschäftsführers machen 20% der Gesamtkilometer aus. Vom PKW-Aufwand des gesamten Jahres betragen 20% € 3.236,36. Der Sachbezug nach der Verordnung beträgt € 11.520,00. Als steuer- (und sv-)pflichtiger Sachbezug sind anzusetzen (I) bei Vorliegen eines verlässlichen Nachweises € 3.236,36, sonst (II) € 11.520,00. Der Unterschied ist offensichtlich gravierend.

Unter Einsatz entsprechender Apps für das Smartphone kann der Aufwand des Führens eines Fahrtenbuches relativ gering gehalten werden. Achten Sie bei der Auswahl der App darauf, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sein müssen. Nur so stellt ihr Einsatz einen „verlässlichen Nachweis“ dar.