Ab dem 03.09.2025 werden sämtliche Schriftstücke an Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, ausschließlich elektronisch über FinanzOnline zugestellt. Eine postalische Zustellung von Schriftstücken durch das Finanzamt erfolgt ab diesem nicht mehr!
Kleinunternehmer konnten sich bisher stets von der Verpflichtung zur elektronischen Zustellung abmelden. Nach der Neuregelung müssen jene Kleinunternehmer, die zur Steuerpflicht optiert haben, die Verpflichtung zur elektronischen Zustellung allerdings akzeptieren. Ein bereits abgegebener Verzicht verliert mit 01.09.2025 seine Wirksamkeit und ist künftig nicht mehr möglich. Ein Herausoptieren (Opt-out) ist für diese Unternehmen nicht mehr möglich.
Aufrechte Vertretungsverhältnisse bleiben bestehen – im Falle einer Zustellungsvollmacht erhalten wir weiterhin alle Zustellungen durch das Finanzamt.
Personen, die keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, also insbesondere Konsumenten, können sich von der elektronischen Zustellung abmelden (Opt-out wie bisher).

Zustellung von Schriftstücken in der DataBox

• Im Fall, dass Schriftstücke bisher direkt an Unternehmen bzw. Unternehmer zugestellt wurden, muss künftig ein regelmäßiger Login auf FinanzOnline erfolgen und der Posteingang abgerufen werden. Sofern eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, wird der Adressat per E-Mail über neue Eingänge im Postfach benachrichtigt.
• Im Fall, dass Ihr FinanzOnline-Zugang mit dem Unternehmensserviceportal (USP) verknüpft ist, erhalten Sie die Benachrichtigungen via USP-Postkorb.
• Im Fall, dass einem Steuerberater eine Zustellungsvollmacht erteilt wurde, erhält dieser weiterhin die Zustellungen von Schriftstücken betreffend aller laufenden Abgaben und kann zeitgerecht notwendige Maßnahmen ergreifen.

Achtung: Schriftstücke gelten als rechtswirksam zugestellt, sobald diese über den FinanzOnline-Posteingang abgerufen werden können. Es beginnen mit diesem Zeitpunkt auch Fristen zu laufen (z.B. Rechtsmittelfristen) – auf eine tatsächliche Kenntnisnahme des Empfängers kommt es dabei nicht an.
Achten Sie auch auf eine Archivierung der elektronisch zugestellten Schriftstücke außerhalb von FinanzOnline und richten Sie bei Abwesenheiten interne Weiterleitungen ein, sodass es zu keinen Versäumnissen bei Fristen oder Zahlungen kommt.

Ab dem 01.10.2025 ist außerdem zu beachten, dass ein Login auf FinanzOnline nur mehr mittels 2-Faktor-Authentifizierung möglich sein wird.