Im vergangenen Jahr ist das Thema Homeoffice sehr in den Vordergrund gerückt und hat für die Arbeitswelt enorm an Bedeutung gewonnen. Mit dem Homeoffice-Maßnahmenpakt soll ein Regelwerk geschaffen werden, welches Arbeitgebern und Arbeitnehmer gleichermaßen Flexibilität und Planbarkeit hinsichtlich der Arbeitserbringung bringen soll. Die wesentlichen Homeoffice-Regelungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Vereinbarungsprinzip

Homeoffice wird auch ab 01.04.2021 weiterhin Vereinbarungssache zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bleiben. Es wird daher keinen Rechtsanspruch für den Arbeitnehmer und keine einseitige Anordnungsmöglichkeit für den Arbeitgeber geben. Homeoffice-Vereinbarungen sollen aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Aber auch nicht schriftliche (z.B. mündliche) Vereinbarungen sind rechtsgültig, sofern sie beweisbar sind.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung entsprechender Vereinbarungen!

Was zählt als „Wohnung“ im Sinne der Homeoffice-Regelung?

Von der Homeoffice-Regelung ist nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers umfasst (Hauptwohnsitz, Nebenwohnsitz), sondern auch die Wohnung des Ehegatten bzw. Lebenspartners oder von nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort im Homeoffice tätig wird. Öffentliche Flächen (wie z.B. Parks), Restaurants, Kaffeehäuser, Vereinslokale etc. fallen nicht darunter, d.h. für mobiles Arbeiten außerhalb von Wohnungen gelten weder die arbeitsrechtlichen Bestimmungen (z.B. § 2h AVRAG) noch die abgabenrechtlichen Begünstigungen (z.B. abgabenfreie Homeoffice-PauschaIe).

Beendigung von Homeoffice

Ab 01.04.2021 gilt, dass Homeoffice-Vereinbarungen jedenfalls bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten des Kalendermonats gelöst werden können. Die jeweilige Homeoffice-Vereinbarung kann außerdem eine Befristung und Kündigungsregelungen beinhalten (§ 2h Abs. 4 AVRAG).

Digitale Arbeitsmittel

Digitale Arbeitsmittel (Laptop, Drucker, Handy u.ä.) hat der Arbeitgeber bereitzustellen. Dies stellt keinen abgabepflichtigen Sachbezug dar. Es kann aber abweichend davon vereinbart werden, dass digitale Arbeitsmittel vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden und der Arbeitgeber dafür einen angemessenen Kostenersatz leistet. Die Höhe des Kostenersatzes ist Vereinbarungssache und kann auch pauschal erfolgen. Beispielsweise könnte ein Ersatz in Höhe der abgabenfreien Homeoffice-PauschaIe vereinbart werden.

Abgabenfreie Homeoffice-Pauschale

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für Zeiträume ab 01.01.2021 eine abgabenfreie Homeoffice-Pauschale bis zu € 3,00 täglich für maximal 100 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr bezahlen.

Als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Die Befreiung gilt für alle Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Betriebliche Vorsorge, DB, DZ, Kommunalsteuer). Im Bereich der Lohnpfändung gibt es hingegen keine Befreiung.

Laut den offiziellen Erläuterungen zum Gesetzesentwurf müssen eine monatliche Homeoffice-Pauschale und die tatsächliche Anzahl an Homeoffice-Tagen im jeweiligen Kalendermonat nicht synchron verlaufen. Es kann daher auch ein fixer Monatsbetrag (z.B. € 25,00) ausbezahlt werden. Der abgabenfreie Höchstbetrag muss aber vom Arbeitgeber jedenfalls — bezogen auf das Kalenderjahr — entsprechend der Anzahl der tatsächlichen Homeofficetage überprüft werden (z.B. bei 80 Homeoffice-Tagen im Jahr: 80 * € 3,00 = maximal € 240,00).

Auch wenn die abgabenfreie Homeoffice-Pauschale vor allem für jene Fälle gedacht ist, in denen der Arbeitnehmer digitale Arbeitsmittel zumindest teilweise selbst beistellt, sind für die Abgabenfreiheit keine konkreten Anschaffungsbelege oder Rechnungen nötig. Zahlt der Arbeitgeber pro Homeofficetag weniger als € 3,00, kann der Arbeitnehmer die Differenz in der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich geltend machen (siehe dazu auch den nächsten Punkt).

Arbeitnehmerveranlagung (Werbungskosten)

ine über die Personalabrechnung nicht oder nicht vollständig ausgeschöpfte Homeoffice-PauschaIe (siehe den vorigen Punkt) kann der Arbeitnehmer für Zeiträume ab 01.01.2021 im Wege der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.

Unabhängig davon können Arbeitnehmer in der Arbeitnehmerveranlagung außerdem bis zu € 300,00 pro Kalenderjahr an belegmäßig nachgewiesenen Kosten für ergonomisch geeignete Arbeitsmöbel (Arbeitstisch, Drehstuhl, Schreibtischlampe und andere eindeutig zur Verbesserung des ergonomischen Arbeitens dienende Gegenstände, wie z.B. Fußstütze oder Vorlagehalterung) geltend machen, wenn sie

• über kein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer verfügen und
• zumindest 26 Tage im Kalenderjahr ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben (als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird).

Die Regelung für ergonomische Arbeitsmöbel gilt rückwirkend auch schon für das Jahr 2020, allerdings mit der Einschränkung, dass für 2020 und 2021 nur ein gemeinsamer Freibetrag von insgesamt € 300,00 gilt: Für das Jahr 2020 sind maximal € 150,00 abzugsfähig, für 2021 kann die Differenz bis zu € 300,00 geltend gemacht werden.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der im Jahr 2020 einen Drehsessel um € 50,00 angeschafft und in der Veranlagung geltend gemacht hat, kann 2021 Büromobiliar um maximal € 250,00 geltend machen.

Lohnkonto und L16

Der Arbeitgeber muss in den Lohnunterlagen ab 2021 erfassen, an welchen Tagen seine Arbeitnehmer im Homeoffice sind. Die Anzahl der Homeoffice-Tage muss am Lohnkonto und am Lohnzettel (L16) angeführt werden, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Homeoffice-PauschaIe ausbezahlt oder nicht. Die Pflicht des Arbeitgebers, die Homeoffice-TagesanzahI am L 16 anzugeben, hat vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung des Arbeitnehmers zur Geltendmachung allfälliger Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar überprüfen kann.

Hat der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage seiner Arbeitnehmer geführt, ist es nach Ansicht des BMF zulässig, dass der Arbeitgeber die Anzahl der Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr 2021 (also bis 30.06.2021) aufgrund von Erfahrungswerten schätzt.

Was zählt steuerlich als Homeoffice-Tag?

Als Homeoffice-Tage gelten im abgabenrechtlichen Sinn nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird.

Achtung: Arbeitet ein Arbeitnehmer einen halben Tag im Homeoffice und den restlichen halben Tag im Büro, liegt kein Homeoffice-Tag vor. Auch kein Homeoffice-Tag liegt vor, wenn der Arbeitnehmer eine halben Tag auf Dienstreise ist und den restlichen halben Tag im Homeoffice tätig ist.

Arbeitsinspektorat

Es erfolgt eine Klarstellung, dass die Arbeitsinspektorate keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen erhalten.

Arbeitsunfall im Homeoffice

Bei Arbeitsunfällen sollen Beschäftigte auch im Homeoffice unfallversichert sein, so wie dies schon derzeit aufgrund der für die Coronakrise geltenden Sonderregelung vorgesehen ist. Die in der Praxis oft schwierige Abgrenzung zwischen Arbeits- und Freizeitunfällen wird aber voraussichtlich weiterhin unklar bleiben.

Praxistipp!

Einen Fragen-Antwort-Katalog rund um die neue Homeoffice-Regelung stellt das BMF zur Verfügung. Hier gelangen Sie direkt zum FAQ.

Die SFG fördert die Errichtung von Telearbeitsplätzen. Nähere Infos dazu finden Sie hier. Gerne unterstützen wir Sie bei der Antragstellung.